Conditions générales de vente et d’utilisation – Le W Chill
Le W Chill, SAS au capital de 2.000 € immatriculée au RCS Evry sous le numéro 978674661est une société de domiciliation d’entreprise et un espace de coworking qui met à disposition des espaces de travail, des outils et des ressources aux entrepreneurs afin d’offrir un environnement de travail collaboratif et dynamique.
Le W Chill est titulaire d’un bail commercial pour un local de 210m2 situé au 66b ZA Domaine de Montvoisin à Gometz-La-Ville (91400). Il est composé d’un espace commun comprenant 30 postes de travail, d’une salle de massage, d’un bureau, de deux salles de réunion, un coin Chill, un coin cuisine équipée et des services supplémentaires tels que : connexion internet, casiers individuels, cabines téléphoniques, système d’impression et matériel informatique.
PERSONNES CONCERNÉES
Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation s’appliquent à toutes les personnes inscrites à l’espace, utilisant le matériel de l’espace LE W CHILL et ce, durant toute la durée définie. Chaque personne est considérée comme ayant acceptée les termes des présentes conditions et accepte que des mesures soient prises à son égard en cas d’inobservation du règlement.
ESPACE DE COWORKING ET BUREAUX
L’accès à l’espace de coworking est commercialisé sous forme d’adhésion annuelle lui permettant d’accéder à l’ensemble des services contractés entre LE W CHILL et les différents coworkers. Les parties reconnaissent expressément que ce contrat de prestations de service ne constitue en aucun cas un contrat de location ou de sous-location.
Inscription
L’inscription se définit par l’ouverture d’un compte « Membre ». L’ouverture du compte consiste à la création d’un compte via un formulaire sur le site et à une adhésion annuelle lui permettant d’accéder à l’ensemble de services liés à ce statut et visés dans la grille.
L’acceptation sans réserve des dispositions des CGV et du contrat de prestations coworking que l’utilisateur reconnaît expressément avoir préalablement lus, compris et acceptés.
Le «Membre» s’engage à fournir des informations exactes et à jour et garantit avoir la capacité et le pouvoir d’engager l’Utilisateur.
Acquisition de la qualité de Membre
Un compte « Membre » ouvre droit à tous les services et produits au tarif Membre en vigueur dans la grille tarifaire et plus particulièrement :
• à des tarifs réduit sur la location des espaces
• à 12 crédits offerts
• à dés réductions avec nos partenaires
• à des événements privés : Conférences, Ateliers, After Work
• à l’annuaire des membres, et notamment ses résidents et nomades ;
• aux tarifs préférentiels sur certains services et produits, afin de favoriser le développement de l’activité professionnelle du membre ;
• à l’accès occasionnel ou périodique à un espace de coworking selon les disponibilités
L’adhésion s’effectue directement sur le site par le règlement par carte bancaire du montant de la cotisation forfaitaire annuel fixé dans la grille tarifaire. À l’issue du règlement, une facture est générée automatiquement et sera disponible sur le compte du membre. Le renouvellement de l’adhésion s’effectue par tacite reconduction à l’échéance des douze (12) mois par prélèvement. La résiliation de la qualité de Membre peut intervenir à tout moment mais aucun remboursement ne pourra intervenir.
Coworker
Tout Utilisateur peut solliciter le statut de Coworker. La qualité de membre n’est pas un pré-requis pour un Coworker souhaitant accéder de manière ponctuelle (à la journée) à un espace de coworking. La qualité de membre est un pré-requis pour tout Coworker souhaitant accéder de manière continue à un espace de coworking.
Le statut de Coworker ouvre notamment droit à :
• l’accès à un poste nomade dans un espace de coworking ;
• l’accès libre aux espaces communs pendant les horaires d’ouverture officielles des locaux ;
• l’accès au Wifi et internet Haut débit.
• L’inscription d’un Coworker sur le site ou auprès du poste d’accueil du W Chill entraine la délivrance d’une réservation temporaire.
Selon la disponibilité des espaces sollicités et la cohérence de la demande avec le positionnement souhaité, le W Chill aura la faculté de refuser l’inscription ou de le placer sur liste d’attente.
Pour les formules ponctuelles (à la journée), les Coworkers peuvent payer par carte bancaire depuis le site internet, ou bien par tout autre moyen de paiement directement au poste d’accueil du W Chill. Toute journée commencée est due, aucune résiliation en cours ne faisant l’objet d’un quelconque remboursement.
En ce qui concerne la formule mensuelle, il n’y a pas de préavis mais la réservation court jusqu’en fin de mois.
Les factures sont émises directement sur l’espace membre sur le site internet.
Résident
La qualité de membre est un pré-requis au statut de résident. Les Utilisateurs membres peuvent se porter candidat au statut de résident soit sur le site, soit directement auprès du W Chill.
Le statut de résident ouvre notamment droit à :
• la mise à disposition d’un poste de travail dans l’OpenWork ou dans un bureau partagé le cas échéant si ce dernier est disponible
• un accès libre aux espaces partagés : cuisine / espace chill / sanitaires ;
• un accès au bâtiment 7j/7 et 24h/24, permis par un badge nominatif et personnel ;
• un accès Wifi Haut débit.
Le statut de résident est acquis pour une durée indéterminée. Il prend fin par la cessation de la souscription aux services y afférent dans les conditions de résiliation visées aux présentes CGV.
Le Résident s’engage :
• à fournir des informations exactes et à jour et garantir avoir la capacité et le pouvoir d’engager l’utilisateur ;
• à transmettre au W Chill un numéro de téléphone, une attestation de domicile ainsi qu’une attestation d’assurance pour l’espace sollicité.
L’Utilisateur s’engage à respecter de ses obligations contractuelles.
Plus spécifiquement, l’utilisateur s’engage à respecter le contrat de prestations coworking ainsi que les points ci-dessous :
• à respecter strictement la destination de l’espace pour un usage professionnel à l’exclusion notamment de tout usage d’habitation ou de lieu de vie ou de résidence, même ponctuellement, en tout ou partie ;
• à ne jamais utiliser l’adresse du W Chill comme siège social ou établissement à moins qu’un contrat de domiciliation distinct ait été préalablement établi ;
• à occuper l’Espace paisiblement pour l’exercice de son activité principale et exclusivement sous le nom commercial, telles que ces informations ont été déclarées ;
• à disposer de toute autorisation que son activité pourrait requérir et pouvoir en justifier au W Chill à première demande ;
• à n’exercer aucune activité concurrente des activités du W Chill ni sous-louer à un tiers une partie de l’espace ;
• à informer le W Chill de toutes les modifications de son activité, de sa dénomination, de sa forme juridique, de son siège social, de l’identité de ses dirigeants et/ou de l’utilisation de l’Espace ;
• à respecter des règles de confidentialité, de sécurité, de bonne conduite, d’hygiène et sanitaires imposées par le W Chill et plus généralement l’ensemble des dispositions de la Contrat de prestations coworking ;
• à prendre soin de l’espace, des équipements, des accessoires, des installations et du mobilier mis à sa disposition ;
• à contracter une police d’assurance ;
• Sauf accord préalable et écrit du W Chill, l’utilisateur ne pourra installer dans l’espace aucun petit électroménager, ni aucun câble ou équipement technique spécifique autre que du matériel bureautique usuel tel qu’ordinateur portable ou de bureau, imprimante personnelle et périphériques informatiques.
Accessibilité par l’utilisateur
L’accès aux Locaux s’effectue :
• Pour les Coworkers ponctuels, par la remise d’un code d’accès journalier délivré par le W Chill avant leur entrée dans les locaux. Cette autorisation leur ouvre l’accès à un Espace de Coworking et aux Espaces Partagés pour la journée, et ce quelque soit leur horaire d’arrivée dans les locaux ;
• Pour les Membres et les Résidents, par l’usage d’un badge d’accès remis en autant d’exemplaires que souscrits par l’utilisateur au moment de l’adhésion et mentionnant chacun un numéro d’identification.
L’Utilisateur s’engage :
• à ne faire entrer dans les locaux des personnes extérieures qu’après autorisation expresse du personnel du W Chill ;
• à ne pas transmettre, prêter, céder son (ses) badge(s) qui sont personnels et uniques. Il est responsable de l’utilisation qui en est faite par ses personnels et s’engage à informer l’ensemble des titulaires dont il a la responsabilité des conditions d’utilisation des badges et des restrictions éventuellement spécifiées dans la Contrat de prestations coworking
• à informer le W Chill de toute perte ou tout vol de badge le plus rapidement possible afin de le faire désactiver et d’éviter tout acte malveillant ;
• à veiller à ne pas utiliser plus de 2 méga de bande passante internet par jour, sur les horaires de forte affluence (9h-17h).
Si l’utilisateur recourt à un stagiaire ou un employé/salarié, il pourra solliciter l’attribution d’un badge supplémentaire pour cette personne sur présentation d’une convention de stage dûment établie ou d’une déclaration URSSAF d’emploi. Ce badge supplémentaire sera facturé conformément à la Grille Tarifaire ;
L’utilisation de ces badges supplémentaires est cependant soumise à la durée du stage ou du contrat de travail de la personne en cause.
Au-delà de cette durée, l’utilisateur sera convié à régulariser sa situation afin de solliciter un espace dont la capacité d’accueil est conforme au nombre de personnes présentes.
Une caution identique pour chaque badge confié à l’utilisateur sera demandée par le W Chill lors de leur remise. Celle-ci sera restituée en même temps que le Badge. La perte, le vol ou la dégradation du badge sera facturé par le W Chill à l’utilisateur au tarif en vigueur.
Accessibilité pour LE W CHILL
Le personnel du W Chill peut être amené à accéder à tout espace mis à disposition à tout moment, sous réserve d’en informer préalablement l’utilisateur par tous moyens (à l’exception de cas d’urgence) et notamment pour le nettoyage des locaux, la maintenance des matériels techniques, informatiques ou électroniques ainsi que pour toute opération similaire.
Le W Chill s’engage lors de ces accès à la sauvegarde des intérêts de l’utilisateur et au respect de ses activités et des règles de confidentialité.
Services supplémentaires
Services généraux
Le W Chill propose un ensemble de services annexes dont bénéficie tout utilisateur ou de manière plus restrictive les seuls Membres ou Résidents.
Ces Services, tels que notamment le nettoyage des Locaux dont les espaces partagés, l’accès aux espaces partagés, aux salles de réunion ou de conférence, à la cuisine ou à la connexion internet haut-débit, sont précisés dans le contrat de prestations coworking.
Concernant l’accès à la connexion Internet haut-débit, l’utilisateur reste seul responsable de la sécurité et de la sauvegarde de ses données.
Seule une utilisation professionnelle de l’accès à internet est autorisée. Toute utilisation personnelle, abusive ou frauduleuse est interdite.
Services optionnels
L’utilisateur peut souscrire ponctuellement ou de manière régulière à des Services optionnels proposés par LE W CHILL tels que, par exemple :
• Fournitures de consommables ;
• Ateliers de loisirs (sport, relaxation, massages etc…) ;
• Formations ;
• Conférences ;
L’inscription et le règlement de ces services optionnels s’effectuent sur le site via le compte personnel de l’utilisateur.
Plus spécifiquement, le W Chill peut proposer des services de conseil et d’accompagnement des utilisateurs au développement de leur activité. Ces Services feront l’objet d’un devis spécifique.
Pour des raisons d’organisation, toute souscription à un service optionnel, dès lors qu’il est payé est considérée comme acquis même si l’utilisateur ne suit finalement pas la prestation achetée.
Aucun remboursement ne pourra être sollicité auprès du W Chill, même en cas d’annulation antérieure au jour de l’exécution du service, l’utilisateur devant contacter le prestataire concerné.
Utilisation évènementielle des Espaces Partagés
Tout Membre peut proposer des évènements aux utilisateurs dans les espaces partagés du W Chill.
Ces évènements (Atelier, conférences, formation, séances de sports ou de loisir, etc.) doivent être soumis au W Chill qui est libre d’autoriser la tenue de l’événement ou pas, le cas échéant à la suite d’un sondage effectué auprès des Membres.
En cas d’organisation d’une séance d’activité physique, le Membre organisateur devra être couvert par une assurance à responsabilité civile, via une compagnie notoirement connue pour proposer ses activités et ainsi dégage de toutes responsabilités la SAS le W Chill.
Le Membre organisateur est seul responsable et garantira le W Chill de toutes les conséquences du non-respect des règles d’utilisation des éventuels matériels utilisés et/ ou de la réglementation applicable à la dispense ou à l’encadrement de cette activité.
La réservation d’un espace partagé à cette fin s’effectue aux tarifs visés dans la Grille Tarifaire en vigueur.
Ces évènements devront être accessibles à tous les autres Membres sur inscription, en fonction du nombre de places disponibles. Ils pourront être gratuits ou facturés aux participants.
Le W Chill prendra systématiquement une commission de 20% sur les réservations lors du remboursement de ces derniers et émettra au membre une note de crédit, déduction faite des 20%.
En cas d’annulation de l’évènement par l’organisateur, l’utilisateur inscrit sera re-crédité de l’intégralité dépensés au jour de son inscription.
Conditions d’exécution
Le W Chill s’engage à fournir les services proposés, facturés et payés selon la grille tarifaire et conformes aux dispositions du contrat de prestations coworking. Toute demande de service autre que ceux habituellement proposées par le W Chill fera l’objet d’un devis soumis à l’acceptation du Membre.
Le W Chill s’engage à délivrer ses services conformément à toute réglementation sociale et fiscale en vigueur et dans le respect des conditions de sécurité, d’hygiène et des règles sanitaires qui lui sont applicables.
Le W Chill ne pourra pas être retenue pour responsable des agissements de chaque membre, Résident ou utilisateurs.
Paiement des services
Tarifs et mode de paiement
Les tarifs des services proposés par le W Chill sont définis dans la grille tarifaire en vigueur.
Les Services souscrits par l’utilisateur sont précisés dans le contrat de prestations coworking.
Les services récurrents à montant fixe, notamment la mise à disposition des espaces, feront l’objet d’une facturation en début de mois et d’un prélèvement mensuel sur le compte bancaire de l’utilisateur.
Les consommables proposés par le W Chill sont à régler directement auprès du W Chill ou sur le site.
Sauf disposition contraire visée dans le contrat de prestations coworking ou convenue expressément entre le W Chill et l’utilisateur, le règlement des services s’effectue sur le site.
Tout règlement sur le site ou directement auprès du W Chill donnera lieu à une facture éventuellement adressée par voie électronique ou accessible sur le compte de l’utilisateur.
DURÉE DU CONTRAT
Sauf indication contraire, l’abonnement est conclu pour la durée initiale définie dans le contrat d’abonnement (1ère échéance) puis reconduit tacitement pour la même durée, d’échéance en échéance.
RÉSILIATION ORDINAIRE
La résiliation peut être effectuée sans justification par les deux parties par courrier recommandé sous préavis d’un mois pour une échéance.
RÉSILIATION EXTRAORDINAIRE
Une résiliation extraordinaire peut être effectuée avec effet immédiat dans les cas suivants :
– Non paiement de l’abonnement de service
– Non respect des présentes conditions générales après un premier avertissement
– Comportement incompatible avec les buts et les valeurs de l’espace LE W CHILL
– En cas de vol, d’escroquerie, d’abus de confiance ou d’autres infractions graves pouvant représenter un risque pour LE W CHILL ou les autres coworkers.
Les cas de résiliation extraordinaire ci-dessus ne donnent droit à aucun remboursement.
ACCÈS À L’ESPACE
Les Coworkers résidents sont autorisés à accéder aux bureaux du lundi au samedi de 7h00 à 22h00. Les Coworkers nomades sont autorisés à accéder aux bureaux du lundi au vendredi de 9h à 18h. Les visites de tiers dans l’espace coworking sont effectuées sous la responsabilité du coworker qui répond de l’ensemble des actions de ses invités.
BADGE
Les coworkers ayant souscrit à un abonnement mensuel se verront remettre un badge permettant d’ouvrir la porte de l’espace dès 7h00 et ce jusqu’à 22h00.
Chaque badge contiendra un certain nombre d’informations relatives à son utilisation (personne concernée, horaires d’entrée et de sortie de l’espace, date de validité de l’abonnement) gérées le W Chill.
Dès que l’abonnement mensuel prendra fin ou sera résilié, le badge sera désactivé et le coworker sera tenu de la rendre dans un délai de 24 heures.
Chaque coworker est responsable de son badge qui lui est transmis personnellement. Il doit informer immédiatement LE W CHILL en cas de perte ou de vol du badge. Il répond des frais directs ou indirects liés à la perte de son badge en cas de manque de prudence ou si la perte n’est pas annoncée à temps.
BUREAUX ET UTILISATION
Il n’existe pas de place attitrée. Pour les personnes qui souscrivent à un abonnement à temps complet, ou abonnement « résident » des casiers sont à disposition pour ranger le matériel. Chaque coworker s’installe où il veut dans l’espace selon les disponibilités.
Le coworker s’engage à ne pas utiliser l’espace coworking LE W CHILL pour un but autre que celui annoncé dans son contrat d’abonnement. Il s’engage en outre à l’utiliser pour son propre compte, l’abonnement de service étant intransmissible.
RESPECT DE L’ESPACE DE COWORKING
L’espace sera ouvert de 9 h à 18 h du lundi au vendredi. Pour d’autres horaires veuillez nous consulter. Il est demandé de respecter les règles élémentaires de politesse et courtoisie avec la communauté des coworkers, ainsi que les équipements mobiliers et l’aménagement de l’espace.
ORDINATEUR PORTABLE
Le W Chill est un espace de coworking où il est essentiel de venir avec votre propre ordinateur portable et ses accessoires. Nous ne fournissons pas de postes de travail pour les coworkers, mais des écrans peuvent être prêtés sur demande.
USAGE DU MATÉRIEL
Chaque personne a l’obligation de conserver en bon état le matériel qui lui est confié. Les personnes sont tenues d’utiliser le matériel conformément à son objet. L’utilisation à d’autres fins, notamment personnelles, est interdite, sauf pour le matériel mis à disposition à cet effet. Toute anomalie dans le fonctionnement des machines et du matériel et tout incident doivent être immédiatement signalée aux responsables.
IMPRIMANTE
L’utilisation de l’imprimante entre dans les services proposés par le W Chill, dans la limite de 25 feuilles par mois. Au-delà, chaque impression ou copie (noir et blanc ou couleur) sera facturée mensuellement selon la grille tarifaire en vigueur. Les copies seront facturées mensuellement. Il est demandé aux coworkers d’être responsable avec le nombre de copies imprimées chaque mois, les tarifs le W Chill dépendant entre autres du coût des impressions. Dans le cas d’abus constatés, nous nous verrions obligées de revoir ces tarifs à la hausse.
ALCOOL
Il est interdit aux personnes de pénétrer ou de séjourner dans l’établissement en état d’ébriété ainsi que d’y introduire des boissons alcoolisées.
RESPONSABILITÉ DU COWORKER
Le coworker est seul responsable des biens qu’il dépose sur le bureau mis à sa disposition. Il lui appartient de souscrire une assurance personnelle couvrant le risque de vol s’il le souhaite. Il appartient au coworker de souscrire à une assurance civile personnelle ainsi qu’à une assurance responsabilité professionnelle le cas échéant. Le coworker est responsable de tout dommage causé par une personne non-utilisatrice de le W Chill et qui serait présente dans l’espace à titre d’invitée du coworker. Il appartient au coworker de ne pas laisser ses affaires et effets personnels sans surveillance et de s’assurer contre les risques de vol ainsi que pour sa responsabilité civile et pour tous dommages causés aux autres coworkers ou aux tiers, par lui, ses biens, préposés, invités ou autres. Le coworker est également seul responsable des biens qu’il dépose notamment dans le bureau, les salles de réunion, les casiers et généralement dans les locaux. Le coworker est également seul responsable de tous types de dommages, directs ou indirects, qui pourront être causés par lui, ses préposés, ses invités, ses biens ou autres.
Le matériel laissé à le W Chill est sous la responsabilité de son propriétaire. Le W Chill décline toute responsabilité en cas de perte, vol, dégâts. Le coworker prend l’ensemble des mesures nécessaires pour garantir la sécurité de son matériel et de ses valeurs. Il est recommandé aux membres de contracter une assurance vol simple valable hors du domicile, même si le W Chill a également souscrit une assurance à cet effet.
ASSURANCES
Le coworker s’engage à souscrire personnellement toutes assurances nécessaires à son activité, en particulier une assurance responsabilité civile. Le W Chill est souscriptrice d’une assurance Contrat Multirisque Professionnelle auprès de la BPCE IARD, Chauray BP 8410, 79024 Niort cedex 9, numéro de contrat 191067117 R 002.
MÉNAGE
Un service de ménage est effectué deux fois par mois. Le coworker s’engage à garder dans un état irréprochable sa place de travail ainsi que les infrastructures communes auxquelles il accède.
CONSIGNES A SUIVRE
• Respecter les lieux et le matériel en veillant à nettoyer après vous
• Utiliser les ressources partagées (café, imprimante) de façon raisonnée et responsable
• Respecter les besoins de calme d’autrui
• Se comporter de façon à entretenir de bonnes relations avec les autres utilisateurs de l’espace, le voisinage, …
• La dernière personne à quitter l’espace doit impérativement fermer fenêtres.
FUMEURS
Le W Chill est un espace non-fumeur.
Interdiction de fumer : En application du décret n°92-478 du 29 mai 1992 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à usage collectif, il est interdit de fumer à l’intérieur de l’espace le W Chill.
UTILISATION DE LA CONNEXION INTERNET
Le coworker dispose d’un accès à la connexion internet de le W Chill. Le coworker s’engage à utiliser cette connexion de façon raisonnable et conforme à la loi. Il veille à ce que les machines qu’il branche sur ce réseau ne compromettent pas sa sécurité (logiciels et antivirus à jour notamment). Il répond des éventuels dommages relatifs au non-respect de ces points. Le W Chill s’efforce de maintenir la meilleure disponibilité possible pour sa connexion internet mais décline toute responsabilité en cas d’interruption ou de baisse de performance du service.
TÉLÉPHONE ET AUTRES ACTIVITÉS SONORES
Il est recommandé d’éviter d’utiliser les téléphones dans les espaces communs, sauf dans les zones spécifiquement désignées à cet effet. À l’extérieur, veillez à vous éloigner suffisamment pour ne pas déranger les autres coworkers. Si le volume des appels d’un autre membre devient gênant, n’hésitez pas à le lui faire savoir poliment. Soyez également attentif aux autres lorsque vous êtes au téléphone, car il est important de respecter le besoin de silence des coworkers.
Pensez à couper le son de vos ordinateurs et téléphones (ou à utiliser une sonnerie discrète) et privilégiez les écouteurs ou un casque pour écouter de la musique ou des vidéos.
COIN CUISINE ET NOURRITURE
Il est important de ne pas manger ni de déposer de nourriture sur les tables des autres membres. Veuillez également nettoyer soigneusement après avoir mangé, bu ou manipulé de la nourriture, en portant une attention particulière aux grandes tables des salles de réunion, qui doivent rester prêtes à accueillir des clients.
N’hésitez pas à vous servir du frigo, et pensez à jeter les denrées périmées que vous pourriez trouver.
Mettez la vaisselle au fur et à mesure dans le lave-vaisselle et évitez de laisser de la vaisselle sale sur les bords de l’évier ou l’égouttoir. Enfin, assurez-vous de ranger la vaisselle propre et sèche.
MODIFICATION DE PRIX ET CONDITIONS GÉNÉRALES
Les tarifs peuvent être modifiés en tout temps pour la prochaine échéance contractuelle. Les modifications sont annoncées aux coworkers par courrier ou par email. Les modifications éventuelles ou actualisations des conditions générales peuvent être consultées en tout temps sur le site le W Chill (https://www.lewchill.fr). Le coworker s’engage à les consulter, afin de se tenir au courant des modifications éventuelles. Ces modifications ou actualisations sont opposables à tous les utilisateurs dès leur publication.
ENTRÉE EN VIGUEUR
Les présentes conditions générales sont entrées en vigueur le 1er juin 2024.
Fait à Gometz-La-Ville le 01.06.2024